KESKUSARKISTO TÄYTTÄÄ ARKiSTOAMMATTILAISTEN TOIVEET

(12.11.2014) Sosiaali- ja terveysviraston terveydenhoidon keskusarkisto aloitti toimintansa uusissa Kivikon tiloissa elokuussa. Viraston arkistopäällikkö Marja-Liisa Korteniemi on tyytyväinen sekä PES-arkkitehtien suunnittelemaan rakennukseen ja sen tiloihin että yhteistyöhön Helsingin Toimitilojen kanssa niin rakennusvaiheessa kuin rakennuksen käyttöönottovaiheessa.

Helsingin kaupungin toimintaan liittyviä asiakirjoja arkistoidaan niin virastojen arkistoissa kuin kaupunginarkistossakin. Kaupunginarkiston tehtävänä on huolehtia pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, joita ovat esimerkiksi valtuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat. Virastot puolestaan säilyttävät aineistoa, joka voidaan hävittää joskus. Kaupunginarkisto ohjaa lisäksi muiden kaupungin arkistojen toimintaa. Lisäksi ohjausta tekee valtion arkistolaitos, joka on esimerkiksi määritellyt arkistotilojen vaatimukset.

Puutteellisista ja pienistä tarkoituksenmukaisiin ja riittäviin

- Uuden Kivikon arkistorakennuksen suunnittelu aloitettiin terveyskeskuksessa eikä tarve häipynyt mihinkään, kun sosiaali- ja terveystoimi yhdistettiin samaan sosiaali- ja terveysvirastoon. Kaupungin avoterveydenhuollon ja sairaaloiden keskusarkistot olivat aiemmin kahdessa eri paikassa. Nyt ne ovat siirtyneet Kivikkoon. Sosiaalitoimen keskusarkisto pysyy edelleen Kallion virastotalossa, Korteniemi kertoo.

Keskusarkistoon tulee aineistoa terveydenhoidon yksiköiden arkistoista. Nämä asiakirjat odottavat vielä siirtoa varsinaisiin arkistohyllyihin.

Vaikka terveydenhoidon aineistot ovat jo vuosia syntyneet pääosin sähköisesti, syntyy paperiaineistoakin yhä jonkin verran. Terveydenhoidon keskusarkistotilat olivat aiemmin sekä puutteelliset arkistolaitoksen määräyksiin verrattuna että tarpeeseen nähden riittämättömät. Siksi aineistoja piti jättää säilytettäväksi terveydenhoidon eri yksiköihin pitemmäksi aikaa kuin niitä tarvittiin arjen toiminnassa. Tästä taas seurasi, että neuvoloiden, kouluterveydenhuollon yksiköiden, terveysasemien ja sairaaloiden arkistot pullistelivat aineistosta, joka olisi kuulunut jo keskusarkistoon. Nyt uusi keskusarkistorakennus alkaa purkaa sumaa ja tilanne paranee koko Helsingin terveydenhoidon kentässä.

- Normaalisti paikallisarkistoista siirretään aineistoa keskusarkistoon muuttolaatikoissa kerran vuodessa. Ideana on siis, että ne asiakirjat, joita ei enää tarvita päivittäisessä työssä, menevät keskusarkistoon. Sieltä asiakirjoja voi pyytää nähtäväksi kirjallisesti laissa määrätyin perustein esimerkiksi keskussairaalaan, potilaan uuteen kotikuntaan, vakuutusyhtiöön tai tieteellisessä tutkimuksessa käytettäväksi. Kukaan yksityinen henkilö ei voi siis mennä Kivikon keskusarkistoon ja pyytää edes omia papereitaan nähtäväksi. Meillä ei edes ole minkäänlaista asiapalvelua Kivikossa. Tietosuoja on terveydenhoidon asiakirjoissa erittäin korkea ja uuden rakennuksen tekniikan myötä sen säilyttäminen on entistäkin valvotumpaa, Marja-Liisa Korteniemi esittelee.

PES-arkkitehtien henkilöstö saa Korteniemeltä erinomaiset arvosanat. Uudet Kivikon tilat on suunniteltu ja sitten myös rakennettu arkistolaitoksen määräyksistä yhtään tinkimättä ja käyttäjiä tarkkaan kuunnelleen tarkoituksenmukaisiksi arkistotoimintaan. Yksi osa alkuvaihetta oli tutustuminen Hämeenlinnan uuteen maakunta-arkistoon, josta saatiin hyvää lähtötietoa ja käytännön vinkkejä. Lisäksi tilat ovat riittävät tarpeeseen ja kokonaisuus miellyttää myös arkistoväen silmää.

Henkilöstön työhyvinvointia on lisätty muun muassa asiakirjojen käsittelytiloissa olevalla tekniikalla. Tässä tilassa keskellä näkyvä kumu imaisee paperipölyn pois työtä tekevien hengitysilmasta.

Kiitosta saa myös kiinteistön omistaja Helsingin Toimitilat. Arkistoväki on saanut tukea rakennuksen käytön oppimiseen. Havaitut toiminnalliset puutteet tai korjattavat asiat on myös selvitetty nopeasti.

- Toimitilayhtiössä on kiva toiminnallinen ideologia. He pyrkivät tosissaan tekemään toimintamme edellytykset mahdollisimman hyviksi, Korteniemi kiittää.

Paperiarkistoa riittää vielä pitkään

Vaikka pääosa asiakirjoista syntyy ja säilytetään nykyisin sähköisinä ja vanhaa aineistoakin digitoidaan koko ajan, tulee arkistoaineistoa paperisena kuitenkin koko ajan niin, että uusi arkisto oli pakollinen. Toiminnan pohjana on tarkka ohjeistus ja järjestelmä asiakirjojen arkistoinnista, jotta kunkin potilaan tiedot löytyvät nopeasti ja varmasti.

Asiakirjat tulevat arkistoon vasemmalla näkyvän rakennuksen takasivulla olevan lastaussillan kautta. Arkisto saa käyttäjiltä kiitosta arkkitehtisuunnittelustaan, jossa julkisivun elävyys luo jo sisään tullessa hyvää mielialaa.

Nykyisin pystytään estämään paperisen arkistoaineiston kasvaminen, kun hävitettävien ja syntyvän aineiston määrä on samaa luokkaa. Kun asiakirjoja pitää säilyttää vielä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen, muodostuvat säilytysajat pitkäksi. Jos nyt kaksivuotiaasta syntyy paperinen aineisto ja hän elää 92 vuotiaaksi, pitää asiakirja säilyttää siis vielä 102 vuotta.

- Kun kaupungin kiinteistöistä ei löytynyt tiloja, joista olisi saanut korjaamallakaan arkistolaitoksen määräysten mukaiset, jäi ainoaksi keinoksi rakentaa uusi. Kun muilla virastoilla ei nyt ollut arkistotilatarpeita, tehtiin tämä uudisrakennus nyt meidän käyttöömme. Tontilla on vielä rakennusoikeutta ja nykyistä rakennusta suunniteltaessa ja rakennettaessa on varauduttu mahdolliseen laajennukseen tulevaisuudessa, Korteniemi tietää.

- Uusi Helsingin kaupungin avoterveydenhoidon ja sairaaloiden yhteinen keskusarkisto on antanut myös mahdollisuuden kehittää toimintoja yhtenä yksikkönä. Aiemmin oli kaksi arkistoa ja molemmissa oma henkilökunta. Nyt on alettu siirtyä avoterveydenhoidon ja sairaaloiden erillisarkistoista kohti helsinkiläisten tietojen arkistointia elinkaarinäkökulmasta, Korteniemi toteaa.

Arkistossa hyllystöt liikkuvat koneellisesti. Kun hyllyväli aukeaa, sinne syttyy kohdevalo automaattisesti. Henkilökunta voi säätää valon päälläoloaikaa itse tarpeen mukaan.

Tällä hetkellä vanhat terveydenhoidon keskusarkistot on siirretty Kivikkoon ja nyt edessä on keskusarkistoon kuuluvien aineistojen kerääminen yhteen paikkaan terveydenhoidon yksiköistä. Jossain tulevaisuudessa saatetaan alkaa siirtää Kivikkoon myös vanhan terveyskeskuksen hallinnollista aineistoa. Sosiaalitoimen keskusarkisto tulee pysymään Kalliossa.

Henkilökunnalle uusia apuvälineitä

Arkistotyö on osittain sangen fyysisesti rasittavaa. Kun aineisto tulee muuttolaatikoissa, on yksi laatikko aina painava. Toinen työntekijöiden fysiikassa tuntuva työvaihe on korkeiden arkistohyllyjen ylähyllyille menevien tai sieltä otettavien asiakirjojen käsittely. Uudet tilat ovat arkistotekniikaltaan nykyaikaisia sähköisesti liikutettavine hyllyineen ja automaattisesti syttyvine hyllyvaloineen. Kun työntekijä avaa hyllyvälin, sinne syttyy valo itsestään, mutta työntekijällä on toki mahdollisuus itse säätää valon päällä olon aikaa. Asiakirjojen siirtoa helpottavia apuvälineitä on myös hankittu uuteen arkistorakennukseen.

- Olemme panostaneet työhyvinvointiin ja ergonomiaan, tiivistää Korteniemi.

- Talo on monin tavoin tekninen, kun siellä on jäähdytystä, paloturvallisuusjärjestelmiä ja esimerkiksi käsiteltävistä asiakirjoista irtoavaa paperipölyä kahdessa käsittelypisteessä imevä poistoilmalaitteisto. Onneksi meidän ei tarvitse hallita kuin arkistotekniikkaa, kulunvalvontaan ja lukitukseen liittyviä ja muita vastaavia suoranaisesti toimintaamme liittyviä asioita. Muu jää kiinteistöammattilaisten hoidettavaksi, Korteniemi kertoo.

- Mutta on tässä ollut meille siis myös paljon oppimista kun on sekä perehdytty uudenlaiseen arkistotekniikkaan että yhdistetty kaksi aiemmin erillään toiminutta yksikköä. Vaikka arkistoinnin voisi kuvitella olevan aina samanlaista, syntyy eri yksiköissä kuitenkin aina omat vähän muista poikkeavat rutiinit ja tavat, tiivistää Marja-Liisa Korteniemi.

Kivikon keskusarkisto Kivikonkaarelta päin katsottuna.

Lisää kuvia uutisessa Terveydenhuollon päätearkisto muutti Kivikkoon ja lisätietoja hankkeesta uutisissa Terveydenhuollon päätearkisto harjakorkeudessa sekä Kivikkoon nousee terveydenhuollon päätearkisto.Arkistotoiminta on virastolle tärkeä päätoimintaa tukeva tukipalvelu. Terveydenhoidon keskusarkiston henkilöstö on nyt erittäin tyytyväistä, että he voivat tehdä tätä palvelutyötä hyvissä ja riittävissä tiloissa Kivikossa.

AVAINSANAT

Me olemme

Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilat on Helsingin kaupungin kokonaan omistama
keskinäinen kiinteistöyhtiö. 
Tehtävämme on ylläpitää kiinteistöjämme niin,
että Helsingin kaupunki ja rakennusten käyttäjät ovat toimintaamme tyytyväisiä.