Heka Oy on erittäin tyytyväinen Viipurinkadun tiloihinsa

30.5.2014


 

Helsingin kaupungin asunnot Oy:n käyttöön on remontoitu Viipurinkatu 2:ssa kaksi kerrosta. Monitilatoimistossa jokaisella työntekijällä on oma nimetty työpiste, jossa on panostettu paljon ergonomiaan.
Toimitusjohtaja Jaana Närö kertoo Hekan olevan erittäin tyytyväinen sekä tiloihin että Viipurinkatu 2:n sijaintiin.Heka–konsernin emoyhtiö Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) muutti toukokuun puolivälissä Viipurinkatu 2:een. Tilat ovat olleet aiemmin mm. kaupungin ympäristökeskuksen käytössä.

Ennen muuttoa alkuperäiset 1970-luvun lopun koppikonttoritilat remontointiin Hekan toivomalla tavalla moderniksi avoimeksi monitilatoimistoksi.

Emoyhtiö omistaa 44.500 asuntoa

Suomen suurin vuokranantaja Heka omistaa vuoden 2014 lopussa noin 44.500 Helsingin kaupungin ns. ara-vuokra-asuntoa eri puolilla Helsinkiä.

Yhtiö muodostettiin vuonna 2011 yhdistämällä kaupungin aiemmat 21 alueellista vuokrataloyhtiötä ja niiden omistamat vuokratalot Heka-konserniin.

Emoyhtiö on nyt kaikkien asuntojen omistaja ja vastaa kannan omistajatehtävistä.

Alueyhtiöt jatkavat toimintaansa kohteiden isännöinnin, kiinteistönhoidon ja asukaspalveluiden järjestäjinä.

Paketti täydentyy, kun Kiinteistö Oy Helsingin Palveluasunnot ja sen reilut 2000 palvelu- ja tukiasuntoa fuusioituvat Hekaan ensi vuodenvaihteessa.

Yhdenmukaiset ja tehokkaat toiminnot

Tästä Viipurinkadulla lähdettiin uusimaan 1970-luvun ajattelua edustavia toimistotiloja tämän päivän monitilatoimistoksi.

- Heka aloitti toimintansa Fabianinkadulla tiloissa, joihin piti tulla vain kahdeksan hengen keskushallinto.- Hekan perustamisen taustalla oli kaupungin päättäjien halu yhdenmukaistaa ja tehostaa kaupungin ns. ara-vuokra-asuntoihin liittyviä toimintoja.

- Huomasimme kuitenkin, että on viisaampaa keskittää vuokravalvontaa lukuun ottamatta taloushallinnon, lainahallinnan, palkanlaskennan yms. talousasioiden hoito yhteen paikkaan eikä hoitaa niitä hajautetusti 21 eri yhtiössä.

- Samaan aikaan Fabianinkadun tilamme vuokrasopimus oli päättymässä. Niinpä aloimme hakea uudenlaista ratkaisua toimitilatarpeisiimme, selventää Jaana Närö Viipurinkatu 2:een muuton taustoja.

Alueyhtiöt myös muuttaneet

Kun alueyhtiöissä olleet taloushallinnon osaajat ja Hekan emoyhtiön toiminnot yhdistettiin, muutti Viipurinkatu 2:een toukokuussa 41 henkeä.

Alkusyksystä tiloihin sijoittuu vielä kuusi uutta henkilöä, kun Helsingin Palveluasuntojen henkilöstö siirtyy myös Viipurinkadulle nykytiloistaan.

Kokonaisuuteen liittyvät myös alueyhtiöiden muutot uusiin tiloihin. Muutoissa kaksi tai kolme alueyhtiötä on siirtynyt yhteisiin tiloihin.

Kun jo pitkälle edennyt alueyhtiöiden muuttoprosessi on lopussa, tulee 21 yhtiöllä olemaan aiemman 21:n sijaan yhdeksän toimipistettä.

Muutoista viimeisin oli Heka-Haagan, Heka-Kannelmäen ja Heka-Malminkartanon muutto Lassilaan toukokuun puolivälissä.

Toimitusjohtaja Jaana Närön työpiste on samankokoinen ja kalustukseltaan samanlainen avotoimistotyötila kuin kaikilla muillakin työntekijöillä.

Edessä on vielä Heka-Kontulan, Heka-Vesalan ja Heka-Vuosaaren siirtyminen samaan kiinteistöön Itäkeskuksessa.

Tämän jälkeen alueyhtiöiden muuttoprosessi on saatu loppuun.

Alueyhtiöissä myös toiminnallisia muutoksia

Samalla myös alueyhtiöiden toimitusjohtajatehtäviä on yhdistetty. Siirtymäajan jälkeen alueyhtiöillä on yhteensä yhdeksän toimitusjohtajaa.

Uudet alueyhtiöiden asiakaspalvelupisteet ovat Hekan vuokralaisten kannalta liikenteellisesti luontaisissa ja hyvissä paikoissa.

Uudet alueyhtiöiden toimipisteet ovat esimerkiksi Itäkeskuksessa, Herttoniemen metroaseman kulmalla ja Malmilla.

Näkymä toisen kerroksen sisääntuloaulasta.

- Alueyhtiöiden tehtävien väheneminen vaikutti myös siihen, miten toiminnot kannattaa järjestää.

- Vaikka yhtiöt jatkavat erillisinä, todettiin järkeväksi yhdistää toimistoja sekä toimitusjohtajatehtäviä samalla kun tehtäviä tähän asti hoitaneet toimitusjohtajat olivat siirtymässä eläkkeelle, Jaana Närö tiivistää.

Viipurinkatu tuntui heti hyvältä

Jaana Närö kertoo ajatuksen muutosta Viipurinkatu 2:een kypsyneen nopeasti.

- Kun Tilakeskus tarjosi emoyhtiölle Viipurinkatu 2:n tiloja, kävin katsomassa paikkoja ja näin heti kiinteistön sisältämät mahdollisuudet.

- Koimme myös hyvin mielekkääksi ajatuksen siirtyä yksityiseltä vuokratuista tiloista Tilakeskuksen vuokralaiseksi kaupunkikonserniin kuuluvan Helsingin Toimitilat –yhtiön omistamaan kohteeseen.
- Samalla Viipurinkatu 2:sta tuli myös kaupunkikonsernissa pilottihanke idealle uusia 1970-luvun toimistotiloja 2010-luvun toimintamalleihin sopivaksi. Toivon, että tästä on hyötyä jatkossa muuallakin, Närö kertoo.

Viipurinkadun puoleisella sivulla toisessa kerroksessa on erotettu henkilöstöpäällikön ja palkanlaskennan tilat väliseinillä muusta avotoimistosta. Näin turvataan riittävä yksityisyys käsiteltäessä Heka-konsernin työntekijöiden asioita.

Heka Oy:n Viipurinkatu 2:n toisessa ja viidennessä kerroksessa sijaitsevat uudet tilat on suunniteltu täysin erilaisiksi kuin ennen remonttia olleet tilat.

Valoisaa avotilaa, omat työpisteet

Alkutilanteessa ulkoseinillä oli erillisiä työhuoneita ja kerrosten keskellä pimeitä neuvottelu-, kopio-, varasto- yms. tiloja.

Uudessa layoutissa työpisteet ovat edelleen ulkoseinillä, mutta työtila on yhtenäistä avokonttoria. Jokaisella työntekijällä on kuitenkin selkeästi oma työpisteensä.

Kerrosten keskellä on lasiseinien ja –ovien avulla muusta tilasta erotettua hiljaista työtilaa ja neuvottelu- ja kahviotilaa.

- Hiljaisia tiloja voi käyttää esimerkiksi puhuttaessa puhelimessa asioita, joita ei haluta kuuluvan muiden korviin, tai muuten kaivattaessa yksityisyyttä tai rauhaa enemmän kuin omassa työpisteessä.

- Kun teemme pääosan työstä täällä toimistolla, pidimme järkevimpänä jättää jokaiselle oman työpisteen.

- Tilankäyttö on nyt yhtä työntekijää kohti vajaat 20 neliötä, mikä on selvästi vähemmän kuin entisessä toimistossamme tai perinteisissä kaupungin työtiloissa, Jaana Närö esittelee.

- Henkilöstöpäällikkömme on ainoa, jolla on oma työhuone. Tämä nähtiin tarpeelliseksi johtuen asioista, joita hän käsittelee työpaikalla.

- Samasta syystä palkanlaskennan henkilöstön työtilat on erotettu omaksi osastokseen lasisella väliseinärakenteella.

- Muuten työpisteet oma työpisteeni mukaan lukien ovat kutakuinkin samanlaisia ja –kokoisia, Närö kuvaa modernia työympäristöajattelua.

Näkymä toisen kerroksen neuvottelutiloista.
Ergonomia ja työhyvinvointi tärkeitä

Uudet tilat on suunniteltu yhteistyössä Tilakeskuksen kanssa, joka vastasi siis työn teettämisestä.

Tilakeskuksen suunnittelijaksi valitseman Arkkitehtitoimisto Hormian Mikko Hormia ja Carola Lindh-Hormia saavat Jaana Näröltä kiitosta hyvästä ja asiakkaan ajatuksia kuuntelevasta yhteistyöstä.

- Kävimme ensin tutustumassa erilaisiin uudehkoihin työpisteisiin ja poimimme niihin liittyviä kokemuksia ja näkemyksiä osaksi suunnittelun perusteita.

- Väkemme oli tottunut työskentelemään erillisissä työhuoneissa. Meillä työn luonne on erilaista kuin vaikkapa konsulttiyrityksissä, joiden väki on työtehtävissä pääosin muualla kuin omassa toimistossa.

- Näistä syistä emme kokeneet hyväksi avotoimistoa, jossa ei ole omia työpisteitä. Näin suunnittelun pohjaksi tuli, että kaikki työntekijät tekevät työtä avoimessa monitilatoimistossa, jossa jokaisella on oma nimetty työpiste, Jaana Närö sanoo.

Hiljaiset huoneet ovat osa avotoimistoa.

- Erityistä huomiota on laitettu työhyvinvointiin ja ergonomiaan. Siksi jokaisella on sähköinen työpöytä ja kukin sai valita itselleen mieluisen työtuolin.

- Kävimme vierailulla sekä Viipurinkadulla että kalustetoimittaja Martelan tiloissa ennen kalustehankintoja. Henkilöstö sai kysyä yhteispalavereissa kaikesta, mikä heitä mietitytti tai epäilytti.

- Tämä tiivis yhteistyö johti sitten myös siihen, että henkilökuntamme laati yhteiset pelisäännöt sille, mitä avotoimistotilassa työskentely edellyttää, Närö kuvaa muuton valmisteluja.

- Niitä sääntöjä on nyt nämä toukokuun pari viikkoa noudatettu, minkä olemme olleet täällä Viipurinkadulla, hän jatkaa.

Vanhojen työhuoneiden ja muiden tilojen kevyitä väliseiniä purettiin ja kerroksiin tuli uusia lasiseiniä hiljaisia tiloja ja neuvottelutiloja varten.

Henkilökunnan Viipurinkatu 2:n toisen kerroksen taukotila sopii mm. omien eväiden syömiseen. Tilasta pääsee hyvällä ilmalla myös kiinteistön sisäpihalle.

Alkuvaikutelmat erinomaiset

Vesipisteet ja wc-tilat tosin on pidetty vanhoilla paikoillaan, mutta niissäkin pinnat ja kiintokalusteet on uusittu.
Tilakeskus teetti Viipurinkatu 2:n toisessa ja viidennessä kerroksessa täydellisen remontin.

Hiljaisia huoneita on tehty periaatteella yksi kahdeksaa työntekijää kohti käytettäväksi, kun siihen on tarvetta.

- Hiljaisille huoneille, joita on toisessa kerroksessa kolme ja viidennessä kerroksessa viisi, ja neuvottelutiloille on annettu toimialaamme eli asumiseen liittyvät nimet. Ne on keksinyt yksi työntekijämme.

- Kerrosten ilme on pääsääntöisesti vaalea ja valoisa, mutta huonekaluilla yms. elementeillä tiloihin tuodaan väriä.

- Värit on valittu Hekan graafisen ohjeistuksen mukaisesti, Jaana Närö toteaa.

- Ilmanvaihto on uusittu avotoimistokäyttöön sopivaksi. Ainakin ensivaikutelmien mukaan tämäkin osa korjauksista on onnistunut hyvin eli täällä on raikkaan tuntuinen sisäilma.

Tilojen raikkauden, valoisuuden, toimivuuden ja viihtyisyyden lisäksi Viipurinkatu 2 saa Jaana Näröltä kiitosta hyvästä sijainnista.

Viipurinkatu 2:n sijainti on hyvä, kuten ikkunanäkymä Kallion kirkolle päin sopivasti kuvastaan.

Työhuoneista avautuu näkymiä mm. Kallion kirkolle, mikä luo tietysti omaa tunnelmaansa, mutta työntekijöiden kannalta oleellisempaa ovat tietysti hyvät mahdollisuudet tehdä työmatka niin julkisilla liikennevälineillä, polkupyörillä kuin tarvittaessa omallakin autolla.

Viipurinkadulta on myös helppo lähteä käymään niin alueyhtiöiden tiloissa kuin vaikkapa kaupungin virastoissakin.

Hekan emoyhtiön toiminnoista taloushallinto toimii viidennessä kerroksessa lukuun ottamatta palkanlaskentaa, joka on muiden emoyhtiötoimintojen kanssa toisessa kerroksessa.

Viidennessä kerroksessa henkilökunnan taukotila on kerroksen keskellä neuvotteluhuoneen vieressä. Tilat voi erottaa toisistaan kokoon taiteltavalla väliseinällä.
AVAINSANAT

Me olemme

Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilat on Helsingin kaupungin kokonaan omistama
keskinäinen kiinteistöyhtiö. 
Tehtävämme on ylläpitää kiinteistöjämme niin,
että Helsingin kaupunki ja rakennusten käyttäjät ovat toimintaamme tyytyväisiä.