Teknisen huollon tehtävät siirtymässä erityisosaajille

(31.10.2013) Helsingin Toimitilat on arvioinut kiinteistöjen huollon järjestämistä sekä asiakaspalautteisiin että kiinteistöjen katselmuksiin perustuen. Kun kokemukset osoittivat, että kiinteistöjen teknisen huollon laadussa ja osaamisessa oli kiinteistökohtaisia eroja, käynnistettiin vuonna 2011 huoltotoiminnan kehittämisprojekti. Työssä haettiin toimintamallia, jossa yleishuollon ja teknisen huollon tehtävät selkeästi määrittämällä lisätään tilojen käytön turvallisuutta ja terveellisyyttä. Käytännössä yleis- ja teknisen huollon tehtävät on päätetty eriyttää. Teknisen huollon siirto erikoisosaajien hoitoon käynnistyi loppuvuodesta 2012 ja saadaan loppuun vuoden 2013 aikana.

Kiinteistöjen käyttäjien ja heidän asiakkaidensa hyvät sisäolot pidetään mahdollisimman hyvinä mm. talotekniikan teknisellä huollolla. Helsingin Toimitilat on kehittänyt teknistä huoltoa, jotta yhtiön omistamissa kiinteistöissä olisi mahdollisimman hyvä tehdä työtä ja olla.

- Perusidea on selkeä eli kiinteistön huoltoliike hoitaa sille kuuluvat tehtävät ja teknisen huollon tarkastukset ja huollot hoitavat teknisen huollon asiantuntijat. Hissihuollot ovat esimerkiksi tämän jaottelun ulkopuolella sen alan luvat omaavien erikoisosaajien hoidossa, Hammar jatkaa.

- Teimme oman projektityöntekijämme, Asiantuntijapalvelut Lukkari Oy:n ja Enco Oy:n pohjatyön perusteella uuden huolto-ohjelman, jossa teknisen huollon työt on selkeästi eriytetty yleishuollosta. Perussabluuna on sitten muokattu vielä kunkin kiinteistön todellista tilannetta vastaavaksi ja viety Pakkiin kiinteistön tietoihin. Itse huollon jakoa eri toimijoille ei ollut tarvetta tehdä yhdellä kertaa kaikkialla, kun osassa kohteita yleishuollon henkilöstöllä on ollut tekniseen huoltoonkin riittävä pätevyys, esittelee kehitystyötä Helsingin Toimitilojen tekninen isännöitsijä Pentti Hammar.

Mitoitus yksi osa valmistelua

Tehtävien jako yleis- ja teknisen huollon töihin on ollut vain yksi osa huoltotoiminnan kehittämistä.
Ilmanvaihtojärjestelmä kuluu Helsingin Toimitilojen kohteissa nyt teknisen huollon työkenttään rakennusautomaation, jäähdytysjärjestelmien ja paloilmoitinjärjestelmien huollon ohella.
Huoltotoiminnan kehittämisprojekti on osa sitä pitkäjänteisen kiinteistöjen ylläpidon ja hoidon systematisointityötä, jota Helsingin Toimitilat on tehnyt vuonna 2006 tapahtuneen toimintansa aloittamisen jälkeen omistamiensa kiinteistöjen parissa. Yhtiön omistamat kiinteistöt olivat aiemmin pääosin yksittäisiä kiinteistöyhtiöitä, minkä vuoksi niissä saattoi olla keskenään hyvinkin erilaiset käytännöt. Siirtyminen yhtenäisiin toimintatapoihin on edennyt askel askeleelta hyvällä menetyksellä.

- Kaikki huollon työt on mitoitetaan tämän projektin yhteydessä. Yleishuollon ohjelmien yhdenmukaistaminen on nyt käynnissä ja valmistuu vuoden 2014 aikana. Huollon samoin kuin siivouksen mitoituksessa varataan riittävästi työvoimaresursseja kunkin kiinteistön vaatiman ylläpidon ja huollon tehtäviin. Mitoitus eli arvio töiden tarpeesta toimii pohjana sekä huoltoyhtiöiden töiden suunnittelulle että myös huoltosopimusten mukaisten töiden laskutukselle. Kun mitoitus on ajan tasalla, kohdennetaan kuhunkin kiinteistöön oikea ja järkevä määrä huollon ja siivouksen resursseja, Hammar toteaa.

- Teknisen huollon piiriin kuuluvat etenkin ilmanvaihdon ja rakennusautomaation järjestelmät ja laitteet. Lisäksi sen piiriin kuuluvat kiinteistön jäähdytys- ja paloilmoitinjärjestelmät, jos kiinteistössä on sellaiset. Hissien lisäksi esimerkiksi Kontulan vanhustenkeskuksen jätejärjestelmä hoidetaan yleis- ja teknisestä huollosta erillisellä sopimuksella, Hammar toteaa.

Yleishuollon yhtiöt vastaavat esimerkiksi kiinteistöjen ulkotöistä ja lumitöistä sekä lämpö- vesi- ja viemärijärjestelmien vaatimista perushuoltotöistä.

Tarkastukset ja raportoinnit keskiössä- Kehitystyö jatkuu yhä. Meillä on nyt tekeillä oma tarkistus- ja huoltopaketti turvallisuuteen liittyvistä järjestelmistä. Koemme, että nämä järjestelmät on helpompi hallita, kun niiden kanssa toimii koko kiinteistökannassamme yksi sama taho, Pentti Hammar jatkaa.

Yhtiön omistamat kiinteistöt on viety kaikki Pakki-ohjelmistoon, jonka kautta niiden huoltoon ja vikailmoituksiin liittyvät asiat hoidetaan ja raportoidaan. Käyttäjien yhdyshenkilöt pääsevät Pakkiin omilla tunnuksillaan klikkaamalla Helsingin Toimitilojen nettisivuilla olevaa tunnusta Tila-avain. Pakissa on tiedot esimerkiksi huollon palvelutuotteista ja palvelupaketeista. Niistä näkee, mikä työ kuuluu yleishuollolle ja mikä tekniselle huollolle. Lisäksi kiinteistön tiedoissa on maininta, mikä on kummastakin huollosta vastaava taho.

- Teknisessä huollossa on käytännössä sovittu vuosittaiset tarkastuskierrokset, joista raportoidaan Pakkiin. Idea on, että tekninen huolto ottaa yhteyttä kiinteistön huoltomieheen, joka tekee merkinnän jo sovitusta tarkastuskäynnistä ja on mukana tarkastuskierroksella. Jos tarkastuksessa havaitaan sovitun euromäärän rajan alle jääviä pikkutöitä, jotka voi hoitaa heti, teknisellä huollolla on lupa tehdä ne saman tien. Muuten huoltotyö- ja korjaustarpeet raportoidaan meille ja me sitten joko tilaamme työn tai otamme sen mukaan korjaustöiden budjetointisuunnitelmaan, Pentti Hammar kertoo.

Esimerkiksi Kontulan terveysasemalla on uusittu vastikään kaukolämmön lämmönsiirrin. Kuntotutkimuksilla selvitetään eri järjestelmien kuntoa pitkän aikavälin korjaussuunnittelua varten. Kuntotutkimus tapahtuu erillään yleishuollon ja teknisen huollon rutiineista.

Kaikissa kiinteistöissä käytetään samaa tarkastuslistaa kullekin teknisen huollon järjestelmälle. Tieto työn sisällöstä on Pakissa, jonne tekninen huolto siis myös tallentaa tarkastuspöytäkirjan. Pöytäkirjaan merkitään, onko tarkastettu asia kunnossa vai ei. Jos laite tai järjestelmän osa ei ole kunnossa, kirjataan ylös myös, mikä on vialla. Lisäksi pöytäkirjaan voidaan merkitä esimerkiksi, että yleishuollon henkilöstö on vaihtanut tulo- ja poistoilmakoneiden suodattimet viimeksi toukokuussa.

- Akuutit työt tietysti tehdään heti. Teknisen huollon eriyttämisen yksi tavoite on välttää akuutit huollot korjaukset, mutta tekniikan kanssa yllättäviä rikkoontumisia ei voi välttää ihan täysin ikinä. Tarkastuksessa nähdään myös, onko esimerkiksi iv-suodattimien vaihdot tehty huolto-ohjelman mukaisesti ja oikein. Esimerkiksi teknisen laitteen eliniän lopun lähestymisestä johtuvia töitä katsomme isompina kokonaisuuksina. Muun muassa kaukolämmön lämmönsiirtimien uusimiset ajoitetaan ja budjetoidaan tältä pohjalta. Niitä laitteita tai järjestelmiä ei tietenkään korjata kovin isosti, jotka on pakko uusia lähivuosina, Hammar täydentää.Käyttäjät kehittämisen taustalla

Helsingin Toimitilojen yhtenä tärkeänä lähtökohtana on turvata kiinteistöjen käyttäjille hyvät, terveelliset ja turvalliset olot. Käytännössä se tarkoittaa, että kiinteistön järjestelmät toimivat suunnitellusti ja tarkoituksen mukaisesti ilman häiriöitä.

Kiinteistön talotekniikkasuunnittelijat ovat aikoinaan määritelleet esimerkiksi ilmanvaihdon tarpeen. Kiinteistön omistaja huolehtii, että ilmanvaihto on riittävä eli säädöt ja tasapainotus ovat kunnossa, ja että niin suodattimien vaihdot kuin kanavistojen nuohouksetkin tehdään huolto-ohjelman mukaisesti. Lisäksi tietysti tehdään tarvittavat muutokset säätöihin, jos käytön aikainen toiminta muuttuu merkittävästi alun perin mitoitetusta.

- Tietysti panostamme myös energian kulutuksen vähentämisen ja ympäristön kannalta myönteisiin toimiin. Siksi esimerkiksi ilmanvaihtoa ei pidetä päällä yöllä talon ollessa tyhjänä, Pentti Hammar muistuttaa.

Niin kiinteistön omistajan kuin käyttäjienkin kannalta suurin ero entiseen tulee siitä, että teknisen huollon kohteet tarkastetaan vuosittain ammattilaisvoimin. Näin mahdolliset huolto- ja korjaustarpeet eivät jää huomaamatta eivätkä muhimaan sitä kautta isommiksi ongelmiksi. Laitteet ja niiden huolto-ohjelman mukaisen huollot ovat nyt niin hyvin kontrollissa kuin mahdollista, mistä tietysti suurimman hyödyn saavat kiinteistössä päivittäin olevat käyttäjät ja heidän asiakkaansa.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysvirasto on yksi merkittäjä Helsingin Toimitilojen omistamien kiinteistöjen käyttäjä.

- Kun tätä huolto-ohjelmaa tehtäessä käytiin konkreettisesti joka kiinteistössä, saatiin samalla ajan tasalle tiedot kunkin kohteen järjestelmistä, koneista ja laitteista. Vanhoissa taloissa on saattanut jäädä tekemättä piirustuksiin tieto muutoksista. Nämä puutteet on nyt kartoitettu ja konekorttikannan päivitys teknisen huollon tarpeisiin menossa. Sen valmistuessa koko talon tekniikka on varmasti säännöllisen huollon ja huollon tarkastusten piirissä, Pentti Hammar korostaa.

- Ikävä kyllä talotekniikan laitteissakin on alkanut tulla vastaan ongelmia varaosien saamisessa. On harmillista, jos talotekniikkaa pitää uusia elinkaaren kannalta ennen aikojaan sen takia, että esimerkiksi jotain kuluvaa osaa ei voi enää vaihtaa, Hammar toteaa.Helsingin Toimitiloissa talotekniikan toimivuuden tarkistaminen tapahtuu nyt kolmella toisiaan täydentävällä tavalla. Huolto-ohjelman mukainen säännöllinen huolto on perustyötä, jota täydentävät teknisen huollon tarkastukset ja niiden pohjalta tehtävät työt. Näiden päälle tehdään sitten kuntotutkimuksia muutaman kiinteistön vuosivauhdilla. Kuntotutkimuksen tehtävä on kartoittaa esimerkiksi putkistojen ja laitteistojen pitkän aikavälin peruskorjaus- tai uusimistarvetta.

Lisää aihepiiristä

Helsingin Toimitilat _ Huoltotoiminnan kehittäminen 2011 (pdf)

Helsingin Toimitilat _ Talotekniikan kuntotutkimukset Helsingin Toimitilat (pdf)

Helsingin Toimitilat _ Kuntotutkimukset Helsingin Toimitilat 2013 (pdf)

AVAINSANAT

Me olemme

Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilat on Helsingin kaupungin kokonaan omistama
keskinäinen kiinteistöyhtiö. 
Tehtävämme on ylläpitää kiinteistöjämme niin,
että Helsingin kaupunki ja rakennusten käyttäjät ovat toimintaamme tyytyväisiä.